Outil gratuit · Gouvernance des OBNL
Bibliothèque de formulaires.
315 formulaires, registres et tableaux de suivi prêts à remplir, en Word et en Excel, en français et en anglais. Téléchargez-les à l’unité ou par lot.
Présentation
Des formulaires qui accompagnent vos politiques
Chaque formulaire est lié à la politique ou à la charte qu’il met en œuvre dans la Bibliothèque de politiques. Les politiques fixent les règles. Les formulaires servent à les appliquer au quotidien.
Ce que vous obtenez
- Des fichiers Word et Excel modifiables, au format Lettre, sans macros.
- Des cases à cocher qui se cochent d’un clic et des champs à remplir directement, sans soulignés à effacer.
- Dans les fichiers Excel, des formules actives, des listes déroulantes, des alertes d’échéance et une synthèse.
- Les couleurs et la typographie de la Bibliothèque, avec le nom et le logo de votre organisme déjà inscrits dans chaque fichier.
- Chaque fichier existe en français et en anglais.
Contenu
Les formulaires disponibles
Étape 1 · Votre organisme (obligatoire)
PNG, JPEG, SVG ou WebP.
Le nom, le logo et le contact sont inscrits dans chaque fichier Word et Excel produit. Tout se passe dans votre navigateur : rien n’est envoyé ni conservé sur un serveur.
Entrez le nom de votre organisme pour activer les téléchargements.
Étape 2 · Choisissez vos formulaires
Chargement…
Ces formulaires sont un point de départ et ne constituent pas un avis juridique. Adaptez-les à votre situation et faites-les valider par votre conseil d’administration et, au besoin, par un conseiller juridique. Les gabarits de la Bibliothèque sont offerts gratuitement par Daniel H. Lanteigne, avec attribution.
Pour aller plus loin
Bibliothèque de politiques
Les politiques qui correspondent à ces formulaires, à générer à votre nom.
Consulter →Calendrier des obligations
Les échéances à respecter, mois par mois, pour un organisme québécois.
Obtenir le statut de bienfaisanceConsulter →Bonnes pratiques
Des formulaires qui servent vraiment
Le formulaire garde la preuve
Une politique dit ce qu’il faut faire. Le formulaire montre que c’est fait. Le jour d’une vérification, d’une demande de l’Agence du revenu du Canada, d’une plainte ou d’un changement de direction, ce sont les registres, les déclarations signées et les procès-verbaux qui racontent ce qui s’est réellement passé. C’est pourquoi chaque formulaire de la bibliothèque indique la politique qu’il met en œuvre.
Les registres à tenir en priorité
- La déclaration annuelle d’intérêts des administrateurs et le registre des conflits d’intérêts.
- Le registre des dons et des reçus officiels émis.
- Le registre des incidents de confidentialité, exigé par la Loi 25 au Québec.
- Le registre des présences et des résolutions du conseil.
- Le suivi des échéances des ententes de financement et des redditions de comptes.
Conserver, et pendant combien de temps
L’Agence du revenu du Canada exige généralement que les organismes de bienfaisance conservent leurs livres et registres pendant au moins six ans, et certains documents, comme les procès-verbaux et les règlements, pendant toute la durée de l’organisme. À l’inverse, la Loi 25 demande de détruire les renseignements personnels lorsque la fin pour laquelle ils ont été recueillis est accomplie. Une politique de gestion documentaire aide à concilier ces deux exigences.
Word ou Excel
Les formulaires qu’on remplit une fois et qu’on signe sont en Word. Ceux qui s’accumulent dans le temps, comme les registres et les tableaux de suivi, sont en Excel, avec des listes déroulantes, des formules et des alertes d’échéance. Les fichiers ne contiennent aucune macro, ce qui évite les avertissements de sécurité et facilite leur partage.
Adapter avant d’utiliser
Relisez chaque formulaire avant de le mettre en circulation. Retirez les champs inutiles, ajoutez ce qui est propre à votre organisme et vérifiez que le formulaire ne recueille que les renseignements personnels nécessaires. Indiquez qui le remplit, qui le signe et où il est conservé. Un formulaire clair et court est plus souvent rempli qu’un formulaire complet.